Case: Accounting document is not displayed in SD document flow

Terjadi situasi saat menampilan Document Flow (VA03 >>Shift + F5) status SO hanya sampai “Invoice Status FI doc. generated, namun tidak menghasilkan “Accounting Document Not Cleared”. Proses telah dilakukan dengan benar dan tidak ada masalah dari entry data SO VA01, Delivery Order VL01N, PGI  VL02N, dan Billing VF01.

Gambar 1

Gambar di atas sebelah kiri, menampilkan Document Flow hingga “Invoice FI doc. Generated”, yang normalnya seperti gambar sebelah kanan “Accounting Document Not Cleared”.

Setelah dilakukan penelusuran, yaitu ditampilkan masing-masing dokumen dimulai dari SO. Dokumen menampilkan Amount, Net Price dan Net Value 0,00 pada Gambar di bawah sebelah kiri, yang seharusnya data seperti gambar di bawah sebelah kanan.

Gambar 2

Sumber masalah terletak pada ketidaklengkapan data di material master.

MM03 display material master, cari data yang tidak lengkap dimasukkan (Gambar 3). Ditemukan data tidak diisi pada “Sales: Sales Org. 1 – Condition”.
MM02 change material master, lengkapi data dan simpan.

Gambar 3

Setelah melakukan perubahan ini, Document Flow SO tidak berubah. Kemudian dilakukan “Release to Accounting”.

VF02 Change Billing Document. Masukkan nomor billing, dan klik “Release to Accounting” (lihat Gambar 4).

Gambar 4

Setelah melakukan perubahan Material Master maupun Billing Release to Accounting, Document Flow SO tidak berubah. Namun jika dilakukan pembuatan SO baru, maka document flow akan muncul status seperti gambar 1 kanan.

SO lama tidak dapat dihapus, namun dapat diubah statusnya menjadi dibatalkan. Dilakukan proses berikut ini”
1. Batalkan billing dokumen VF02 Delete Billing Document
2. Kembalikan Posting Goods Issue PGI VL09 Reverse Goods Issue
3. Hapus delivery document VL02N Change Outbound Delivery
4. Ubah SO menjadi reject VA02 Change Standard Order

Langkah 1.
VF02 Delete Billing Document Gambar 5
VF03 (atau VA03) Lihat Document Flow hasilnya “Invoice Cancellation” Gambar 6.
VF01 Create kembali Billing Document, namun tidak berhasil mengubah Amount, Net Price dan Net Value sesuai dengan nilai di Material Master yang telah diubah.

Gambar 5

Gambar 6

Langkah 2.
VL09 Reverse Goods Movement. Hasilnya dapat dilihat pada Gambar 6 “RE goods deliv. rev. complete”.
VL03N Display Outbound Delivery, pada tab Goods Movement Data, tertulis status “Not Yet Started”, artinya barang belum dilakukan PGI.
MMBE Jumlah persediaan bertambah

Langkah 3.
VL02N Change Outbound Delivery. Setelah memasukkan nomor delivery document, tampilkan dokumen, kemudian delete (icon tempat sampah dibawah tittle bar pada Gambar 7). Document Flow yang dihasilkan setelah tahap ini adalah “Standard Order Open” dengan dokumen yang lain tidak ditampilkan.

Gambar 7

Langkah 4.
VA02 Change Standard Order, di bawah tab “Reason for Rejection” pilih alasan pembatalan (Gambar 8), dan simpan. Setelah proses ini dilakukan SO berstatus complete (Gambar 9).

Gambar 8

Gambar 9